クイックガイド：データ管理
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質問
Coupaはシステムの個人データに関連する保持期間をどのように適用しますか？
回答
Coupaデータベース内のすべてのオブジェクトには、顧客が個人データを保存する場所も含まれ、顧客が希望するフィールドをクリアできるREST APIとローダー（UIまたはSFTP経由のCSV）があります。マスターデータ（ユーザープロファイルなど）とトランザクションデータはREST APIとローダーを介して管理でき、顧客管理ユーザーは選択した基準に基づいてデータフィールドをクリアまたはスクランブルできます。顧客管理者はいつでもこれらの変更を適用できます。
これらの管理ツールの適用をさらに説明するために、単一のユーザープロファイルレコードをどのように管理できるかを確認しましょう。Coupaのユーザープロファイルは、ユーザー名とユーザーのメールアドレスという最低2つのデータポイントに依存しています。背後では、Coupaが生成したユーザーIDが、データベースに格納されたすべてのトランザクションで使用される主キーとして機能します。ユーザープロファイルの作成に個人データが使用されている場合、Coupaからそのようなデータを削除するには、名前とメールアドレスを非個人データで上書きするだけです。これは、管理者権限を持つユーザープロファイルを編集することで、ユーザーインターフェイスから実行できます。
例：
サムゴールドのユーザー詳細は、マスターデータではこのようになります。
したがって、サムゴールドによって入力されたすべての購入リクエストでは、トランザクションデータレコードでリクエスタとして彼の名前が言及されています。
管理者がサムゴールドの名前を「削除1削除1」に変更すると、トランザクションデータセット内のすべての購入申請の申請者詳細が更新されます。
ユーザーインターフェイス（UI）オプションに加えて、次のツールを使用して同じ操作を一括で実行できます。
次のステップバイステップのアプローチは例として役立ちます。
ステップバイステップのアプローチ
Coupaはユーザーに対処し、（個人の）データを上書きするプロセスを自動化するいくつかのオプションを提供します。
プロセスは3つのステップで強調されています：
- ステップ1： データを抽出する
- カスタムレポートを作成して、削除したいユーザーをCoupaから抽出
- Coupaからすべてのユーザーを抽出し、エクスポートファイルにロジックを適用してユーザーを除外する
- ステップ2： CSVファイルを編集して個人データを上書きする
- 手順3： Coupaにデータを上書きするために、変更したCSVファイルをアップロードする
ステップ1： データを抽出する
a）カスタムレポートを作成して、削除したいユーザーをCoupaから抽出
カスタムレポートは、任意のオブジェクト、より具体的にはユーザーに対して定義できます。これはCoupaからデータのサブセットを抽出する便利な方法です。基準はいくつでも定義でき、それに応じてユーザーを除外できますが、抽出するユーザーのプロパティも選択できます。以下のスクリーンショットでは、管理および保持ポリシーの対象者を決定する基準として、「最終ログイン日」および「有効」を使用することを選択できます。おそらく、昨年ログインしておらず、非アクティブとマークされているユーザーもこのカテゴリに分類されます。
次に、このレポートとそのフォーマットをいつ生成するかを定義します。私たちの場合、このレポートは毎週月曜日にSFTPサーバーで利用できるCSVファイルを作成します。オプションとして、CSVファイルの郵送をリクエストできます。
b）すべてのユーザーをCoupaから抽出し、エクスポートファイルにロジックを適用してユーザーを除外する
より高度なロジックを適用してユーザーを除外する必要がある場合は、作成したすべてのユーザーをいつでもCoupaにエクスポートできます。インテグレーションメニューで利用可能な標準インテグレーションは、Coupaの任意のオブジェクトのエクスポートレポートを提供します
Coupaユーザーファイルエクスポートは、すべてのユーザーとそのすべてのプロパティを含むCSVエクスポートを生成します。どちらのオプションもCSVフラットファイルを生成します。
ステップ2：CSVファイルを編集して個人データを上書きする
CSVファイルをローカルにダウンロードした後、任意のファイルエディターで編集して個人データを上書きする必要がありますが、このフィールドは主キーなのでログインIDを変更しないでください。
手順3：Coupaにデータを上書きするために、変更したCSVファイルをアップロードする
SFTPクライアントと認証情報を使用してfileshare.coupa.comに接続し、/ Incoming / UsersでSFTPクライアントを使用して変更したCSVファイルをアップロードします。
このファイルはCoupaによって自動的に処理され、ユーザーは入力したばかりの新しいデータセットに従って更新されます。
注意として、これらはユーザープロファイルのマスターデータを管理する方法の例ですが、Coupaのすべてのマスターデータは同じように動作します。
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