ユーザー採用
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概要
企業での展開を成功させるには、ユーザーの採用が不可欠です。Coupaの使いやすさはユーザーの高い採用を保証します。ユーザーの採用を最適化するには、最初の展開でいくつかの簡単な手順に従うことと、既存のユーザーを強化することをお勧めします。
Coupaを支出管理ポータルにする
Coupaのプラットフォームの利点の1つは、組織の支出管理ポータルにすることができることです。電子メールや内部Webサイトなど、組織のポリシー変更について従業員に連絡するさまざまな手段があります。時間の経過とともに、その情報は実際に必要なときに検索や発見が困難になります。
Coupaの「ポリシーの購入方法」機能と「ホームページコンテンツ」機能を使用すると、ユーザーに関連情報を公開して、すべての異なるポリシーと知識を格納する中央の場所を作成できます。
たとえば、Coupaのホームページでは、重要なニュース、主要サプライヤーへのリンク、ポリシーをユーザーに通知できます。
「購入方法ポリシー」を使用すると、調達ポリシーを中央の1つの場所で公開できます。旅行、携帯電話などの全社的なポリシーはすべてCoupaから直接検索でき、イントラネットやメールシステムに分散することはありません。
組織が情報をより早く見つけて対処できるようにするためにできることはすべて、採用の成功の一部となります。
従業員の採用を促進
従業員の採用を増やすための鍵は、継続的なトレーニングを提供し、ユーザーを一貫してサポートし、変化する従業員のニーズを認識して対応することです。稼働直後と長期の両方で、ユーザーの意見に積極的に耳を傾け、何が機能し何が機能しないのか、本当に重要なのは何かを理解します。変更が特定され次第、柔軟性を維持し、ビジネスプロセスとCoupa構成を変更します。新しい注文を行う以前の方法を「オフ」にすることで、採用を強化します。
採用を増やすために取ることができるいくつかの重要なステップを以下に示します。
- ユーザーに伝える
- サポートユーザー
- 採用を測定
- 採用を促す
- 義務の報告
- レガシーシステムをオフにする
ユーザーに伝える
新しい調達プロセスと、組織がシステムを使用することで得られる利点と効率性についてユーザーに伝えます。メール、ブラウンランチミーティング、トレーニングビデオ、会社のニュースレター、または組織が従業員に連絡するために使用するあらゆるコミュニケーション手段を使用します。Coupa導入のマイルストーンを、経営層を含む組織のすべてのレベルに伝えます。Coupaの成功とシステムが提供する能力を誰もが知っておくべきです。トップマネジメントの後援を得ることは従業員の採用をサポートします。
また、従業員が簡単にアクセスできるように、会社のイントラネットページからCoupaサイトにリンクしてください。
サポートユーザー
ユーザーのサポートは継続的なプロセスです。これには、ユーザーのフィードバックを求め、継続的なトレーニングを提供し、同僚を日々サポートするユーザーの支持者を特定することが含まれます。ユーザーサポートを提供するためのいくつかのアイデアはここにあります：
調査を実施する
新しいプロセスやテクノロジーに関する従業員の感情をつかむために使用できる無料の調査ツール（www.surveymonkey.com、www.zoomerang.com）があります。定期的にアンケートを使用してユーザーの意見をサンプリングし、正当な場合はそれに基づいて行動します。
ユーザーチャンピオンを奨励する
Coupaに熱心なユーザーを特定し、他の人を助けるように促します。彼らの成功を活用して他の人のインスピレーションを得る。問題に迅速かつ公に対処します。問題があれば早期警告と見なします。問題を修正し、フィードバックに基づいてアプリケーションをすぐに設定します。問題がどのように解決され、どのようにフィードバックがアプリケーションに直接影響したかをユーザーに伝えます。
復習トレーニングを提供する
追加または「リフレッシャー」トレーニングは正式である必要はありません。各ユーザーグループに適切であることを確認してください。たとえば、購入者と買掛金の店員は異なる問題を抱えており、異なる更新セッションが必要になります。
採用を測定
採用を改善する前に、変化を測定するベースラインを確立する必要があります。その後、インセンティブを使用して積極的に採用を促すことができます。Coupa環境での成功を測定する簡単なメトリックを開発します。これらのメトリックは測定可能な項目である必要があり、改善のためにアクションを実行できます。メトリックは、上層部管理職とのコミュニケーションのための優れたツールでもあります。
Coupaを通じて利用可能なさまざまなレポートオプションを使用して、さまざまなユーザーによる使用状況を追跡します。採用の最も一般的な測定は作成された申請書の数ですが、これが唯一の測定値ではありません。使用状況と採用状況のより詳細な分析については、以下の測定値を考慮してください。
Coupaによる支出の割合
組織の支出のうち、どれだけがCoupaシステムに費やされていますか？それがあなたが期待していたものの100％ではない場合は、支出の所有者に連絡して、Coupaの使用を支援してください。
自動化
購入者の介入なしに、発注書のうちいくつがベンダーに自動的に送信されますか？多くのベンダーは電子メールまたはcXMLを介して注文を受け付けます。そのため、自動注文により、組織内の重要な担当者は例外なく1日で注文する必要がなくなります。それはCoupaでより多くの粘着性を作成するのに役立ちます。
採用を促す
多くの顧客は、ユーザーにインセンティブを提供することで大きな見返りを得られると考えています。従業員の養子縁組を奨励するためのいくつかの提案を以下に示します。
- 最強の採用者を特定して報酬を与える。たとえば、この測定値は、作成された便利なタグの数や、他のユーザーから回答された質問の数に基づくことができます。ビジネスプロセスのコンプライアンスは、システムを通じて測定することもできます。たとえば、POなしのインボイスの割合が最も低いユーザーです。ある会社は、最も強い採用者にギフトカードを配りました。
- ユーザーの日常業務に役立つ新製品の機能について説明します。
- 「クーパになければ、存在しない」というアプローチをとる。
- 採用を補償に結び付ける。
義務レポート
一部の顧客は、Coupaの外で管理レポートを作成するよう要求することで、迅速な採用に成功しています。Coupaは、カスタムビューを通じて多くの標準レポートとカスタムレポート機能を提供します。Coupaの外でレポートを作成することを義務付けることで、経営陣がシステムの使用を後回しにしており、それを間接支出のリアルタイム支出分析ツールとして採用しています。
Coupaリリースの管理
Coupaクラウド支出管理の最大の利点の1つは、Coupaプラットフォームに年に4〜5回導入される数十の新機能です。これらの機能は、私たちの重要なパートナー/顧客であるあなたが私たちに構築してほしいものを表しています。これは、お客様にとってより多くの価値とサクセスストーリーを意味します！
従来のソフトウェアとは異なり、設定が失われることはありません。
新しいリリースが利用可能になったら、このアプローチを検討してください：
スピードに慣れる
Coupaコミュニティに投稿されています。そこでサインアップして、これらのお知らせをお楽しみに！
- 新機能フォーラムに は、リリースするすべての新機能に関する情報があります。
- 新リリースのウェビナーは、本番環境に掲載される数週間前にリリースされます。新しいリリースのウェビナーを開催して、新しいエキサイティングな機能の概要を説明し、質疑応答の時間を大幅に節約します。これは、当社の製品チームや他の顧客から連絡をもらえる機会でもあります。
- お客様のために 毎週営業時間 を設けています。これは、1時間に及ぶオープンフォーラムセッションです。ここでは、Coupaプロフェッショナルサービスチームの高度なスキルを持つメンバーが、新機能や計画中の機能の概要など、あらゆるトピックについて話し合うことができます。
主要な機能を特定する
組織にとって最も重要な新機能を特定します。
- 前に定義したビジョンと目標を使用して、アクティブにする機能を選択します。
- ユーザーから入力を受け取り、候補リストを絞り込みます。
- Coupa Sandbox環境でこれらの機能をテストして、提供されている機能をよく理解してください。
- 多くの顧客対応の機会の1つを通じて他の顧客と話し合います。
従業員とのコミュニケーション
変更を従業員（顧客）に通知します。
- 電子メールを送信し、パワーユーザーと話します。
- システムの新しい機能について従業員を教育するためのミニトレーニングセッションを検討してください。
- 従業員が調達プロセスでの役割をサポートする機能を確実に活用するために、前述の採用手法のいくつかの使用を検討してください。