調達に関する最大の課題と推奨事項
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概要
すでにCoupaを使用していますか？導入を最大限に活用したいですか？これらのベストプラクティスの推奨事項のいくつかを確認してください。できる限り多くのお金を節約していない可能性があります。
質問がありますか？Coupaサクセスマネージャーと話し合って、以下に示すベストプラクティスのいくつかを実装する方法を学んでください。
- サプライヤーの有効化を促進するにはどうすればよいですか？
- 電子請求書を受け入れるサプライヤーを増やすにはどうすればよいですか？
- 電子発注書を受け入れるサプライヤーを増やすにはどうすればよいですか？
- 契約により多くの支出を促進するにはどうすればよいですか？
- 支出の透明性を向上させるにはどうすればよいですか？
- 予算超過を回避するにはどうすればよいですか？
- Coupaを使用して運用コストをさらに削減するにはどうすればよいですか？
ユーザーの採用を促進
Coupaを購入して実装し、ユーザーコミュニティに展開しました。何ですか？展開の成功の基礎は、高いユーザー採用です。エンタープライズソフトウェアの展開を成功させるには、従業員が新しいソフトウェアを実際に使用することが重要です。Coupaの使いやすさは、最適化された高いユーザーオプションを確実にするのに役立ちますが、既存のユーザーの行動を強化するために、最初の展開と後で展開の両方でいくつかの簡単な手順に従うことをお勧めします。
ユーザーの採用を促進するための重要なヒントを以下に示します。
- Coupaを支出管理に関連するすべての事項の中心ハブにします：
- ユーザーが時間を節約して生産性を向上させる手段として、オンライン注文を推奨します。
- Coupaカタログで必要なものが見つからない場合は、購入先のサプライヤーがわからない場合でも、ユーザーにフリーフォームの申請を書くようにトレーニングします。これにより、システムがリクエストを調達に代わってルーティングするため、調達を特定して連絡しなければならないという回避作業を回避できます。
- 注文リストにまとめることで、ユーザーがどのように時間を節約できるかを説明します。たとえば、新入社員が会社に加わった場合、必要なすべての関連商品を含む適切な注文リストを選択するだけで、各個人を個別に検索することができます（新規雇用キット）。
- 日常的なニーズに対応する継続的なトレーニングと注意深いサポートを提供します。
- オンサイトトレーニングセッション または ウェブベースのトレーニングを検討してください。
- FAQに効率的にルーティングして対処するために 、エキスパートに聞く ワークフローを設定します。
- ユーザーのフィードバックを積極的に収集し、S2Pの擁護者に働きかけます。
- 部門全体でCoupaチャンピオンを任命し、 Coupa認定を受ける。
- フォーカスグループとベータテストに参加するようにユーザーを招待します。
- Coupa内に「エキスパートに聞く」 リンクを目立つように配置して、一定のフィードバックストリームを促す。
- 採用率を測定し、良い業績と悪い業績に対処する：
- 内 の使用ダッシュボード 作成 Coupa Analyticsを。
- 採用KPIを広く共有します。
- 電力使用量を公に報いる。
- すべての調達分析の黄金の源としてCoupaを義務付ける：
- Coupa Analyticsを使用して、多層式のドリル可能なビューを作成します。
- 貯蓄プログラム を作成して、独自のパフォーマンスを長期にわたって追跡します。
- ROI結果を広く共有します。
サプライヤーの有効化を促進
サプライヤーに関しては、サプライヤーにビジネスのやり方を変えることを強制することはできません。Coupaへの移行は、お客様にとってもスムーズでもあります。イネーブルメントの専門家が、貴社および貴社の最も戦略的なサプライヤーと協力して、直接統合を設定します。Coupaを使用すると、クイックスタート代替手段ですべてのサプライヤーを簡単に有効化できます。
- Coupaの専門知識を活用：
- プレミアムサプライヤー 有効化サービスパッケージを入手して、オンラインで取引するメリットを説明するために各サプライヤーに連絡して、最大1,000社のサプライヤーの有効化をCoupaに促します。
- コラボレーション インプリメンテーションマネージャは、 あなたのサプライヤーとの取引の最も効果的なモード（複数可）を確立します。
- 係合 サプライヤーの電子調達の値を定量化する値エンジニア。
- サプライヤーを優先：
- 実装マネージャーがあなたと協力して、請求書量、PO量、支出に基づいてサプライヤーに優先順位を付けます。
- サプライヤーに優先順位を付けていない場合のベストプラクティスは、最も多くのトランザクションを送信するサプライヤー（POとインボイスの両方）を特定し、そこで有効化作業を開始することです。
- サプライヤーのメールアドレスを継続的に収集：
- タスクフォースを開始して、サプライヤーのメールアドレスを事前に取得して記録することで、サプライヤーをCoupaに参加させる際の時間を節約します。これは、実装のキックオフ前でも開始できます。連絡先の正確なメールアドレスが見つからないため、多くのお客様が早い段階で保留になっています。
- 既存のカタログを最初にCoupaに移行して、サプライヤーにCoupaサプライヤーネットワークへの参加を奨励します。
- サプライヤーのカタログをCoupaに移動することで、「注文がポータルでのレビューを待っています…登録するには、ここに登録してください」というメッセージを送信することで、サプライヤーの関心に影響を与えることができます。
- Coupa経由で請求書と発注書を処理する要件をサードパーティプロバイダー契約に組み込みます。
- RFX基準の一部として、貴社がe-ProcurementにCoupaを使用していることを明記し、各サプライヤーを遵守するための契約にスコアを付けます。
- サプライヤーとの契約交渉中に、サプライヤーがCoupa経由であなたと電子的に取引することを指定します。このように、サプライヤーは契約が署名された直後に有効化を開始できます。契約更新の場合も同様です。
- Coupaの主要な差別化要因についてビジネスのチャンピオンとサプライヤーを教育する
- サプライヤーと頻繁に連絡をとるバイヤーまたはスタッフに対して、サプライヤー有効化のベストプラクティスをトレーニングします。
- サプライヤー有効化認定を検討して、有効化のエキスパートになるようにします。
- Coupaのサクセスポータルの サプライヤーセクションをサプライヤーに紹介します。
- サプライヤーへの連絡を送信して、システムのCoupaへの移行を通知し、必要に応じて説明のポイントを伝えるために話し合いのポイントを活用します。
- サプライヤー有効化プログラムのアウトソーシングに関心がある場合、またはサプライヤー有効化を促進する追加のリソースが必要な場合は、サプライヤー有効化にCoupa認定パートナーの使用を検討してください。
電子請求を促進
電子インボイスには明らかなメリットがあります。時間とお金を節約できます。請求書をより迅速に処理することで、サプライヤーが期限どおりに支払を受け、不一致があればすぐに整理できるようになります。Coupaでは、貴社と貴社のサプライヤーの両方にとって可能な限り簡単な電子請求書発行方法をいくつか提供しています。サプライヤーは次の方法で電子インボイスを提出できます。
- 完全無料のCoupaサプライヤーネットワーク（CSN）の使用。POをインボイスに変更したり、契約で裏付けされたインボイスを送信したり、許可があれば裏付けのないインボイスを送信したりすることもできます。これは開始する最も早い方法の1つであり、POの量が中程度のサプライヤーに適しています。
- cXMLなどのサプライヤーとの緊密な統合。これは、POの量が多いサプライヤーに適しています。
- EDIメソッド。
- サプライヤーがアクション可能なメール。サプライヤーは、メールで送信されたPOから直接開始する請求書にPOを送信できます。これは、少量のサプライヤーに最適です。
Coupaはこれらのオプション以上を提供して、オンボーディングプロセスを可能な限りスムーズに保ち、貴社と貴社のサプライヤーに幅広い柔軟性を提供します。
電子発注転送を促進
Coupaでは、サプライヤーがあらゆる規模のサプライヤーの注文を受け取る方法をいくつか提供しています。サプライヤーは次のことができます。
- Coupa Supplier Network（CSN）で未処理の注文を無料で表示します。
- cXMLなどのより緊密な統合により、サプライヤーはCoupaから自社のシステムに直接POを受け取ることができます。これは、取引量が多いサプライヤーに最適です。これは、cXMLパンチアウトサイトをサポートしているサプライヤーにとって明らかな選択です。
- 他のサプライヤーの発注書をメールで送信します。
契約上の支出を促進
すでに交渉済みの節減を確実に活用できる優れた契約管理戦略がありますか？
適切な割引を受けていますか？
優先サプライヤーから最高の価値を得ていますか？
契約外支出をどのように測定して追跡しますか？
Coupaはこれらの領域に関する重要な洞察を提供し、会社の収益にプラスの影響を与えることができるようにします。Coupa契約を開始するには、以下の手順に従ってください：
- 契約を利用するメリットを強調します。
- Coupaのバイヤーとパワーユーザーが、支出アラートと有効期限アラートを使用して、将来のソーシングイベントをトリガーしたり、内部消費を管理したりする方法を確実に理解する。
- 契約のインテリジェンスを活用してサプライヤーとより良い取引条件を交渉する方法についてバイヤーを教育します（例：年間リベート、数量割引など）。
- ソーシングおよび契約ダッシュボードを精査して契約外活動または非PO請求を識別する方法について、ソーシングマネージャーをトレーニングします。
- システムルールを最適化：
- 基本契約参照の下に契約番号が含まれるようにcXML仕様を修正する、契約に対する直接請求を有効にします。
- 承認チェーン、契約承認、および検証ルールを設定します。
- すぐに使えるレポートとダッシュボードを活用して、契約アクティビティを追跡します。
- 使用契約の活動のオン/オフモニタ 使用して、すぐに使えるダッシュボードまたは設定し、より深い分析 Coupa Analyticsを。
- 発生時に、各契約に対する発注書と請求書のアクティビティを追跡します。
- Coupaアラートを使用して、マーベリックの支出活動をタイムリーに通知します。
- Coupa契約を介して支出または契約イベントアラートを設定します。
- 迅速にソーシングを行う：
- ソーシングアラートを設定して、ソーシングの専門家に契約外支出の管理または既存の契約条件の最適化を依頼します。
支出の透明性を改善
支出の透明性とは、会社の資金の行き先を知ることです。Coupaは、高度な Coupa Analyticsレポートツール でこれを容易にします。
支出の透明性をさらに向上させ、レポート作成をさらに簡単にするために、以下のリソースと役立つヒントを確認してください。
- 購入分類エンジンを利用して、キーワードに基づいて支出を自動分類します。無料申請書の場合、Coupaはユーザーが説明に入力したキーワードに基づいて、商品フィールドに自動的に入力できます。Coupaは 購入分類エンジン を使用しています。
- 内部データと外部データのマッシュアップ： Coupa Analyticsの 独自のデータマッシュアップ機能により、価格動向などの内部データと外部データを組み合わせて、より適切な情報に基づいた意思決定を行うことができます。
- カスタムビューを作成します。右のレベル/役割に与えるユーザーに能力 は、 組織全体の支出を理解するためのビューとスケジュールレポートを作成します。
- Excelにダウンロード：一度クリックしてExcelにダウンロードし、追加の洞察に必要なデータをエクスポートします。または、スケジュールされたレポートを使用して、カスタムビューの結果を選択したCoupaユーザーのセットに送信します。
予算の範囲内で！
Coupaの予算作成ツールを使用して、全員が予算内に収まるようにします。予算は、所定の期間の予算項目に対するリアルタイムの支出に関する多くの洞察を提供します。予算の所有者はCoupaのホームページからこの権利を確認できるだけでなく、予算に反する取引の承認チェーンに追加することもできます。予算所有者が必要とする管理の程度に応じて、すべての取引、または予算を超える取引のみを承認チェーンに入れることができます。予算超過は受け入れられませんか？問題ありません、Coupaを構成して、予算品目を超えるトランザクションを強制停止することができます。
営業経費の削減
Coupaの有意義なベンチマーク分析を使用して、他の人の経験から学び、その学習をより情報に基づいたビジネス変革の意思決定に適用します。Coupaの「エキスパートに聞く」機能を使用して、ユーザーが知り合いになり、質問にすばやく回答できるようにします。ユーザーをサポートしている可能性がある未回答の質問をユーザーに残したり、外部のヘルプデスクを通じて何度も同じ質問に回答したりする代わりに、Coupa内のエキスパートに依頼するように指示することで、より迅速に対応し、時間と経費を節約できます。
- Coupaベンチマークを参照して改善点を特定：
- ベンチマーク分析を使用して、得られた節減を数値化し、18の異なる主要業績評価指標について他の類似組織とどのように比較するかを確認できます。
- 申請書、発注書、および請求書ベンチマークのベストプラクティス「改善する方法」に従います。
- 紙の処理を排除：
- POを電子的に発行し、サプライヤーが電子的に受け取るように設定します。
- すべてのサプライヤーが、希望する方法で電子請求書を発行できるように設定されていることを確認します。
- 稼働後の初期フェーズでは、アドオンとしてサードパーティのスキャンソリューションに接続します。
- マッチングプロセスを自動化：
- サプライヤーに請求書でPO番号と調達連絡先を参照するように指示する。
- 請求される商品/サービスが注文と受領書と確実に一致するように、2-3通りのマッチングルールを設定します。
- 請求と受領の許容範囲と承認ルーティングルールを定義して、一致しない請求書にフラグを付け、レビューと解決のために即座にルーティングします。
- マッチングポリシーをサプライヤーに伝える。
- 支払義務サイクル時間の改善：
- 早期支払割引を確保することで、営業費用を相殺します。
- 電子請求、承認フロー、自動照合、例外ルーティングを使用して、請求処理サイクル時間を合理化および短縮しました。これで、おそらく残っている既存の支払条件に基づいて、サプライヤーとの早期支払割引を利用できます。流動性ダッシュボード を活用して、早期支払割引の潜在的な機会を強調します。
- 多数のサプライヤー請求書オプションと高速化から不要化への対応によって提供される柔軟性は、顧客がPカードから電子請求書に切り替えることを可能にする利点です。顧客はクレジットカードのパーセンテージ料金のより魅力的な代替手段としてサプライヤーに早期支払割引条件を提供できます。
- AP /財務/運用担当者のモビリティを有効にします。
- ユーザーがモバイルデバイスから直接承認したり、追加のログイン手順なしでメールから承認したりできるようにします。
- FAQナレッジベースでビジネスの俊敏性を向上：
- 「エキスパートに聞く」を使用して、ユーザーが質問を自己選択して分類できるようにカテゴリーを設定します。
- 購入、調達、経費などの機能分野ごとに、または公開質問と非公開質問などの一般的なカテゴリ別に、[エキスパートに聞く]カテゴリを設定します。