フラットファイルの使用

フラットファイル統合の概要

Coupaは、自動統合によるロードのために、アプリケーション内でネイティブにフラットファイルのインポートおよびダウンロードルーチンをサポートしています。統合サービスの一環として、Coupaは一般的なCoupaビジネスオブジェクト用の一連の共通フラットファイルフォーマットを作成しました。これにより、お客様は高品質の統合を迅速に実行できます。

統合CSVファイルは、RFC 4180から取られた以下の規則を使用します。

• 区切り文字はコンマです：（、）
• すべてのフィールドは常に二重引用文字（ "）でテキスト修飾（囲み）されます。
• フィールド内の二重引用符文字は、別の二重引用符文字によってエスケープされます。ユーザーが次のように入力した場合：コメントフィールドに「緑です」と入力すると、「緑」と表示されます。
• 修飾されたフィールド値内で改行文字を使用できます
• テキストエンコーディング：バイトオーダーマーカー（BOM）なしの UTF-8

リリース15以降、CoupaはSFTP経由で交換されるファイルのPGP暗号化をサポートしています。

SFTP設定

Coupaの各インスタンスには、すべてのファイル転送（インバウンドおよびアウトバウンド）が行われる専用のSFTPアカウントがあります。SFTPアカウントは、この特定の契約に割り当てられたCoupaリソースによって作成されます。以下にSFTPの詳細が送信されます：

• ホスト名とポート
• 勘定科目名
• パスワード（電話またはテキストで送信されます）

SFTPを使用して請求書を作成する方法

インボイスファイルは、/ Incoming / Invoices /フォルダーのCoupa SFTPに保存できます。Coupaはこれらのファイルを定期的にスキャンして新しいインバウンドファイルがないか確認し、処理されて新しいインボイスが作成されます。

添付ありまたはなしのインボイスは、SFTP統合を使用して作成できます。添付ファイル付きのインボイスを送信する場合、SFTPに預ける前に添付ファイルとスキャンした画像をzipファイルに圧縮する必要があります。

サポートされる添付ファイルの最大サイズは8MBで、推奨サイズは2MB以下です。

ファイル形式と仕様は こちらのwikiで入手できます。

ファイルストレージポリシー

Coupa SFTPは、ファイルの保存やアーカイブではなく、ファイルの交換に使用する必要があります。Coupaからのすべての送信ファイルは、それぞれの送信フォルダーの下に置かれ、顧客のシステムはファイルを取得して処理し、処理後にCoupa SFTPからファイルを削除する必要があります。パートナーはシステムのファイルを送信アーカイブすることができます

Coupaへのすべてのインバウンドファイル、ファイルはピックアップされ、数分以内に処理を開始します。正常にピックアップされると、ファイルは/Archive/Incomingの下にアーカイブされます。アーカイブファイルは2週間後にAWSバックアップに移動されます。

Coupaのファイルステータスページから直接ファイルをダウンロードすることもできます。

エラー処理

インバウンドおよびアウトバウンドのすべてのファイル転送がCoupa UIに一覧表示されます。ファイルのステータスは、Coupaの [設定]> [ファイルのステータス]でアクセスできます。エラーがある場合は、[ファイルのステータス]ページがエラーメッセージで更新されます。

ベストプラクティス