8.発注書統合シナリオ

PO修正と変更リクエスト

Coupaでは、購入者の役割を持つユーザーがPO修正を実行できます。一般のユーザーも、許可されると変更リクエストを送信できます。ユーザーが変更リクエストを送信すると、Coupaで元の申請書の承認チェーンを介して実行されます。承認後に新しいPO修正となります。

［設定］>［会社設定］>［会社情報］>［発注書］で、ユーザーによる変更リクエストの送信を有効または無効にします。詳細については、「会社情報」を参照してください。

PO修正を送信すると、サプライヤーに通知する方法を確認されます。Coupaは、cXMLまたはメールで通常のPOと同様にPO変更を送信できます。手動で送信し、Coupaで送信済みとして手動でマークすることもできます。サプライヤーがPOリビジョンを表示すると、通常のPOと同じように見えますが、PO番号には-2が追加されます。 「2」は、これがこの注文番号の2番目のバージョンであることを示します。追加の変更を行うと、新しく修正するたびにこの番号は変更されます。

PO変更リクエストに関する注意事項：

• 発行されたが閉じられていないPOを修正できます。

• POが修正されると、POを開いて、注文の一番上にある注文番号の隣にドロップダウンが表示されます。このドロップダウンから、表示するPOの修正を選択できます。

• 全額請求された受領済みPOの変更をリクエストできます。

• CoupaはPO履歴でPO修正を追跡します。

Coupaでは、外部システムからCoupaにPOを読み込むことはできません。Coupaで請求書を作成し、必要な承認チェーンに従ってPOを作成する必要があります。

発注書および修正された発注書はCoupaからエクスポートできますが、Coupaインテグレーションチームに有効化を申請する必要があります。

CoupaからのPOエクスポート処理では、Coupa APIを使用して、発行済みでエクスポートされていないすべてのPOを照会します。統合の実行頻度は1時間に1回です。生成されたファイルは、標準のsFTPサイトの ./Outgoing/Purchase_Ordersに配置されます。ファイルがsFTPフォルダーに正常に配置されると、POはエクスポート済みとしてマーク/フラグされます。  

参照オブジェクト、たとえば、勘定科目コード、通貨コード、国コードは、Coupaにすでに存在している必要があります。

PO改訂はエクスポートすることもでき、 ./Outgoing/Purchase_Orders/に配置されます。