1.6変更管理

変更の理由を特定して伝え、「方法」に進む前に「理由」を明確に示す。変更の理由は、「何を」しているだけではなく、「なぜ」を明確にして、変更を「どのように」実施するかを明確にする必要があります。「理由」には、変更を実装するための具体的なビジネスの成功目標が含まれます。

システムが実装されている理由について共通の理解があると、プロジェクト全体で全員が同じページにいることができます。変更の理由は、プロジェクトのキックオフミーティング中に共有する必要があります。エグゼクティブスポンサーが明確に説明します。

Coupa Execのスポンサー/ RVPまたはEM / PMがお客様と協力して、変更の理由を説明します

支出管理の最適化によって影響を受けるすべての部署を理解すると、変更を管理するための計画を作成できます。すべての地域にわたって、組織の内部および外部のすべての影響を受ける領域を特定することが重要です。影響を受けるすべての領域を特定することは、組織のコミュニケーションとトレーニングのニーズを特定する上で重要です。

ほとんどのプロジェクトには特定のプロジェクトスポンサーがいますが、変更を適切に管理するには、変更の影響を受ける領域と部署に基づいて組織全体の支持者を特定する必要があります。前のステップで特定された影響を受ける各領域について、その部署内の変更の推進を支援する支持者を特定する必要があります。

支持者は、すべてのエンドユーザーが新しいシステムの理由とビジネスの全体的な成功を確実にする役割を理解するのを助ける内部変更エージェントとして機能します

支出管理の変更によって影響を受ける組織の各領域に対して、個別のコミュニケーション計画を作成する必要があります。コミュニケーション計画には、情報の更新だけでなく、フィードバックを求めてアプリケーションの最終構成に同意するためのセッションが含まれる場合があります。クライアントを支援するもう一つのツールは、プロジェクトのブランド化を行い、採用を促進、促進することです。

実装中に通信と変更管理が停止することはありません。継続的な監視を稼働後に確立し、通信戦略を適宜調整する必要があります

利害関係者と直接会ってミーティングを行い、影響力のあるパワーユーザーが役割と責任の変更を理解できるよう支援します。面接を実施し、知識を共有するためのウォークスルーを実行して、ビジネスニーズをTo-Beワークフローに組み込み、システムの展開と主要機能に関する詳細を共有します

顧客プロジェクトチームは関係者と協力して、それぞれの領域内の役割の変更を特定し、エンドユーザーが関与するすべてのプロセスの責任マトリックスを作成します。