1.6変更管理
このページは機械翻訳を使用して翻訳されています。
概要
Coupa変更管理方法論は、組織で人とプロセスを調整して、組織での支出管理を改善するためのCoupaの実装によってもたらされる変更を支援します。Coupa変更管理方法論は、Prosci Change方法論に基づいており、何百ものCoupa実装での当社の経験を活用しています。
変更の管理に役立つフェーズと、変更に活用できるテンプレートを以下に示します。変更管理は、モバイル化フェーズで終了しません。変更管理アクティビティはプロジェクト全体で継続され、プロジェクトの認知度を高め、変更のためのユーザーベースを準備するトレーニング計画を作成し、変更を維持するために導入後の成功と導入を測定します。
アクティビティ
アクティビティ | キー入力 | 役割と責任 | 成果物 | 補足文書 |
---|---|---|---|---|
変更の理由を特定する |
変更の理由を特定して伝え、「方法」に進む前に「理由」を明確に示す。変更の理由は、「何を」しているだけではなく、「なぜ」を明確にして、変更を「どのように」実施するかを明確にする必要があります。「理由」には、変更を実装するための具体的なビジネスの成功目標が含まれます。 システムが実装されている理由について共通の理解があると、プロジェクト全体で全員が同じページにいることができます。変更の理由は、プロジェクトのキックオフミーティング中に共有する必要があります。エグゼクティブスポンサーが明確に説明します。 |
Coupa Execのスポンサー/ RVPまたはEM / PMがお客様と協力して、変更の理由を説明します |
キックオフおよび会社のコミュニケーションで提示された変更の理由 | 変更管理理由 |
影響領域と後援/変更管理チームを特定する |
支出管理の最適化によって影響を受けるすべての部署を理解すると、変更を管理するための計画を作成できます。すべての地域にわたって、組織の内部および外部のすべての影響を受ける領域を特定することが重要です。影響を受けるすべての領域を特定することは、組織のコミュニケーションとトレーニングのニーズを特定する上で重要です。 ほとんどのプロジェクトには特定のプロジェクトスポンサーがいますが、変更を適切に管理するには、変更の影響を受ける領域と部署に基づいて組織全体の支持者を特定する必要があります。前のステップで特定された影響を受ける各領域について、その部署内の変更の推進を支援する支持者を特定する必要があります。
支持者は、すべてのエンドユーザーが新しいシステムの理由とビジネスの全体的な成功を確実にする役割を理解するのを助ける内部変更エージェントとして機能します
|
Coupa EM / PMは、一般的な影響領域についてお客様にアドバイスします | それぞれの影響領域で特定された変更管理チャンピオン | |
コミュニケーション計画の作成 |
支出管理の変更によって影響を受ける組織の各領域に対して、個別のコミュニケーション計画を作成する必要があります。コミュニケーション計画には、情報の更新だけでなく、フィードバックを求めてアプリケーションの最終構成に同意するためのセッションが含まれる場合があります。クライアントを支援するもう一つのツールは、プロジェクトのブランド化を行い、採用を促進、促進することです。
実装中に通信と変更管理が停止することはありません。継続的な監視を稼働後に確立し、通信戦略を適宜調整する必要があります
|
Coupa EM / PMがコミュニケーション計画の作成についてお客様にアドバイス | コミュニケーション計画が作成されました | コミュニケーション計画とメールテンプレート |
信頼を確立し、影響を受ける当事者との知識移転のための扉を開く |
利害関係者と直接会ってミーティングを行い、影響力のあるパワーユーザーが役割と責任の変更を理解できるよう支援します。面接を実施し、知識を共有するためのウォークスルーを実行して、ビジネスニーズをTo-Beワークフローに組み込み、システムの展開と主要機能に関する詳細を共有します |
顧客プロジェクトチームは内部の利害関係者と知識の共有に取り組みます | 設計決定を処理するための利害関係者との内部会議 | |
主要なビジネスユーザーの役割と責任を明確にする | システムを実装すると、特に手動プロセスが自動化に置き換えられた場合、役割と責任が変わる可能性があります。影響を受けるユーザーは、これらの変更が日常の責任にどのように影響するかを理解し、変更された役割の期待を認識していることが重要です。 |
顧客プロジェクトチームは関係者と協力して、それぞれの領域内の役割の変更を特定し、エンドユーザーが関与するすべてのプロセスの責任マトリックスを作成します。
|
役割ごとに把握された責任マトリックスとエンドユーザーとの共有 | 管理者およびパワーユーザーの役割と責任 |