私立教育会社
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概要
このケーススタディは、老朽化した電子調達システムを置き換えるための使いやすい電子調達システムを必要としていた私立教育会社についてです。個々のカレッジや学校の管理下にある支出を取得するために、この会社は2か月以内にグレートプレーンズとEDIサプライヤーに完全に統合したCoupa eProcurementを実装しました。Coupaのビジネスオーナーは、古いシステムのように毎週トレーニングセッションを行う必要がなくなったので、結果に満足しています。
この会社のCoupaユーザーの大部分は、個々の学校の本部と学校でした。彼らは、次の学期に在籍する各生徒に学校の教材を注文し、学校の初日に備えるために間に合うように納品することを懸念していました。
使用例
教科書は正しいISBNに基づいて注文する必要があったので、カタログは事前に十分に更新する必要がありました。また、教科書は非常に重いので、最も安価な発送方法を使うには、事前に注文しておく必要がありました。会社の購入チームは自分のカタログをアップロードできたので、カタログを最新の状態に保つことができました。また、Coupa UIを使用して、直接個々のアイテムを変更することもできます。
各学校には独自のプロモーション資料があり、学校独自のロゴと色で構成する必要がありました。コストを下げるために、会社はパンチアウトのある1人のサプライヤーを使用しました。これにより、各学校がアイテムと適切な構成を選択できるようになりました。これは、レターヘッド、封筒などの固定用品にも当てはまります。
Coupaは会社のインテグレーションチームと協力して、グレートプレーンズのGLアカウントをCoupaに受け取りました。これにより、正しいアカウント情報を各請求品目にデフォルト設定できるようになりました。これはまた、CoupaからGPに渡された取引が正しい口座番号を持っていることを保証しました。
Coupaは統合チームと協力して、支払承認済みのインボイスをグレートプレーンズのシステムに渡し、インボイス支払情報を受け取りました。これは、Coupa APユーザーがCoupaをチェックするだけで、サプライヤーの請求書が支払われたかどうかを確認できることを意味します。
Coupa経費モジュールのフェーズ2実装の準備として、統合チームは支払承認済み経費も統合しました。顧客がグレートプレーンズの経費モジュールを使用していないため、各従業員にGPサプライヤー番号が提供され、それがCoupaユーザーレコードに入力されました。このサプライヤー番号は承認された経費に添付され、GPにインポートする前に承認済みの請求書に変換されました。
一般情報
- 本番ユーザー：570人
- 総勘定元帳勘定：20,850
- サプライヤー：2,500; EDI統合を介した6
- 商品：54
実施スケジュール
- 実装時間：2か月
インテグレーション情報
グレートプレーンズ：
- 承認済み請求書：CoupaからGP
- 請求書の支払：GPからCoupaへ
- アカウント：GPからCoupaへ
サプライヤー
- EDI：850（PO）、810（インボイス）
- cXML POおよび請求書
- cXMLパンチアウト