インボイススマッシュ-実装アクティビティと考慮事項

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インボイススマッシュ-実装アクティビティと考慮事項

ISの実装中は、サンドボックスとPRODインスタンスで以下の手順に従います。

インスタンスで請求書スマッシュが有効になっていることを確認します。サポートケースが有効化されていない場合は、提起してください。[請求書受信トレイ]メニューの[請求書スマッシュ]ボタンをクリックすると、請求書スマッシュダッシュボードが有効になります。

サプライヤー有効化戦略の一環として、ISを介してインボイスを送信するサプライヤーを特定します。
これらのサプライヤーからインスタンスの受信トレイに少なくとも3つの実際の請求書を送信（invoices @<instance name> .coupahost.com）テンプレート処理を開始できるようにします。まだテンプレート化されている請求書は、進行中の請求書スマッシュ の[処理]タブで30％から90％に見つかります。かなり一般的なテンプレートを使用する一部のインボイスは、すでにテンプレートが作成されており、 [要注意 ]タブでAPによるアクションの準備ができています。特定のサプライヤー請求書に対してテンプレートが作成されると、すべてのCoupa顧客のすべてのCoupaインスタンス（サンドボックスとPROD）で使用できることに注意してください。
すべてのテンプレート化された請求書は [要注意 ]タブの下に表示され、少なくとも90％の[進捗状況]があります。これはAPのプライマリダッシュボードまたは作業キューです。APは次に、インボイススマッシュの [要注意]タブで各サプライヤーからの最初のインボイスセットを検査して、各インボイスに対して [解決] ボタンをクリックしてマスターデータの問題を確認および修正する必要があります。これには、PDFインボイスとインボイススマッシュの間のデータを手動でチェックして抽出を検証し、インボイスを送信する前に、サプライヤー、通貨コード、支払条件、税コード、UoMなどの不足しているインスタンス固有のマスターデータを入力することが含まれます。これらの修正自動的にPDF請求書上の任意のデータ存在は、その後スマッシュで正常に抽出されていないテンプレートのアップグレードがスマッシュ内の請求書に 「正しくない」ボタンを使用して要求することができる請求書submission.If時に請求書スマッシュでルールを作成します。申請者は不足/不正確な抽出の理由を提供する必要があり、この申請はCoupaテンプレートマッピングチームに送られます。これらのリクエストは [管理者レビュー待ち ]タブで監視できます

マスターデータを修正した後、インボイススマッシュの「要注意」 タブの下にある「すべての新規ルール適用の再処理」 ボタンをクリックします-これは、ステップ4で作成したルールを 「要注意」 タブのすべてのインボイスに適用します。

以下のオプションを使用して、サプライヤーごとにルールを適用することもできます。

「あなたの注意が必要な」 タブの下に請求書の 第2の セットを開き、必要に応じて、まだ存続し、修正、他のマスターデータ問題をチェック。まだ解決しない問題があれば修正してから、インボイスを送信してください
すべてのマスターデータの問題が修正されたら、 [注意が必要]タブの下の3番目の インボイスセットを開き、[このサプライヤーに自動送信]フラグをチェックしてから[送信]ボタンをクリックします。これにより、請求書が[アーカイブ済み（最近完了）]タブに移動します。このタブの下の各請求書エントリーには、Coupaの請求書レコードへの直接リンクがあります。
Coupaインボイスは通常ドラフトステータスで作成され、AP /申請者はインボイスに以下を入力する必要があります。

請求文字列（POで裏付けされていない請求書のみ）
商品（POで裏付けされたインボイス以外）
AP固有のカスタムフィールド
申請者

管理者は、APが手動でレビューすることなく処理できる十分な詳細（アカウント文字列のデフォルトまたは自動PO照合の成功）がある場合、InvoiceSmashが過去のドラフトステータスを送信するように設定を構成できます。このプロセスは時間と労力を節約するのに役立ち、請求書を処理する際のプロセスを効率化します。

この機能を使用するには、[設定]> [会社情報]> [請求書]> [過去のドラフト状態で有効なInvoiceSmash請求書を送信]で管理者が有効にする必要があります。

インボイススマッシュから作成されたインボイスレコードには、以下に示すように、画面の右上にハンマーのようなアイコンが表示されます。

また、ヘッダーにISサプライヤーとGUIDフィールドがあります。GUIDは、以下に示すように、IS請求書レコードへのリンクです。

この時点以降、受信トレイを介して送信されたこれらのサプライヤーのPDFインボイスは、自動的にインボイスを作成する必要があります（構成に応じて「ドラフト」または「保留中の承認」ステータス）。この請求書は承認および支払済みとなります。

裏付けインボイスの注意事項：

Coupa PO＃は、POで裏付けされたインボイスの場合に抽出される着信PDFインボイスに存在する必要があります
PO＃が正常に抽出された場合（POはCoupaに存在）、請求書の「申請者」をPOからデフォルトにすることができます
発注品目番号は、請求書と発注品目の説明の照合を使用して、請求品目で抽出されます。-価格、金額、数量、数量、品目タイプ（金額/数量）などの品目レベルの属性も表示されます。
請求書品目でPO品目が正常に抽出された場合、請求文字列と商品をPO品目からデフォルト設定できます。
既定の請求文字列は、契約裏付け請求書の契約（指定されている場合）から選択できます

インボイススマッシュに関する注目すべき機能：

インボイススマッシュは実際に元のメール本文を抽出し、最終的に作成されたドラフトのインボイスレコードに添付ファイルとして追加します
サプライヤーが10件のPDFインボイスを1つのメールに添付すると、PDFインボイスごとに1つの受信トレイエントリーが作成され、各インボイスはSmashで抽出できます。
特定のサプライヤーの請求書に対してテンプレートが作成されると、すべてのCoupa顧客のすべてのCoupaインスタンス（サンドボックスおよびPROD）で使用できます。
インボイススマッシュは、そのサプライヤーのCoupaにインボイスがすでに存在するインボイス番号に基づいて、重複するインボイスにフラグを設定できます。重複する請求書は無効にするか、現在のビジネスプロセスに基づいてさらに処理する請求書ドラフトを作成することができます。