InvoiceSmash実装のベストプラクティス

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InvoiceSmashについて何を知っておくべきですか？

インボイススマッシュはインボイス受信トレイの上に置かれ、テキストベースのPDFインボイスから自動的にデータを抽出するのを助け、APによる手動のデータ入力労力を節約します。

Invoice Smashの究極の目的は、サプライヤーを「自動送信」に設定して、APからの介入なしにCoupaで請求書を自動的に作成できるようにすることです。

インボイススマッシュについて覚えておくべきこと：

請求書スマッシュは単語ベースまたは真のPDFでのみ機能し、スキャンされた画像では機能しません
サンドボックスインスタンスのルールは自動的にPRODに移行しません
InvoiceSmashは英語のみをサポートします
InvoiceSmashは準拠した電子請求チャネルではありません
カスタムフィールドのサポートなし
貸方票または明細書はサポートされていません

プロセスフロー

実装のベストプラクティス

テンプレート作成

導入前に、サプライヤーの上位70％（インボイス量に基づく）のテンプレートがすでに作成されていることを確認します。
コンテンツまたはフォーマットを変更せずに、常にテンプレート作成プロセスには実際のサプライヤーのインボイスを使用する
サンドボックスインスタンスのサンプルとしてサプライヤーからの可能なすべてのインボイスフォーマットを使用して、テンプレートがこれらに対応できるようにします。例：単一ページおよび複数ページの請求書
データが正しく抽出されない場合、「正しくない」オプションを使用してテンプレートのアップグレードをリクエストします。

APトレーニング

テンプレート作成とAPがインボイススマッシュでトレーニングを受けるには、プロジェクトのスケジュールに4〜6週間かかる
APでトレーニングするための適切なデータセットを提供するために、スマッシュで約20社以上のサプライヤーとそれらの各サプライヤーから少なくとも3つのインボイスを入手するようにしてください。
APは最終的にすべてのサプライヤーを自動送信できるようにする必要があります

サプライヤーイネーブルメント

サプライヤーの有効化戦略と、実装中および稼働後にサプライヤーがSmashを介して船内にいるための基準を準備する
テキストベースのPDFインボイスの使用はサプライヤーコミュニケーションで強調表示されるべきです
読込可能なPDF Egでスキャンされた画像以外の形式でインボイスを提出しているサプライヤーへのプッシュバックはSmashで失敗し、APによる手動入力につながるため

注意すべき使用例

サプライヤーが複数の通貨で請求する-Smashでルールを作成することはできません
記載された請求書アカウント番号のみでサプライヤーから提供されていない一意の請求書番号
PDFインボイスに記載されているサプライヤー名のCoupa内の複数のサプライヤーオブジェクト
品目レベルの照合の結果、POに裏付けされた請求書レコードにPO品目番号が入力されていない場合、AP /申請者はこれを手動で入力する必要があります。
「合計のみ」のルールに設定されたサプライヤーの場合、発注書に数量ベースの項目がある場合、発注書は裏付けとなる請求書で自動的に取得できません。
InvoiceSmashは、「サプライヤーに請求先アカウントの選択を許可する」設定が有効になっているサプライヤーレコードに関連付けられたインボイスを投稿できません。

公開後の考慮事項

サンドボックスインスタンスでサプライヤー用に作成されたテンプレートは、1日目からPRODで使用できますが、インボイスにインスタンス固有のマスターデータ（サプライヤー、UoM、通貨コードなど）を入力して、ルールをPRODインスタンスで再度作成する必要があります。
各サプライヤーからの実際の請求頻度に基づいてマスターデータを入力し、Smashで自動送信ルールを有効にするためのPRODポスト稼働時のAPチームの生産性曲線があります。
何らかの理由でインボイスがテンプレート化されておらず（PRODの新規サプライヤー、テンプレートのアップグレードが必要）、緊急に支払う必要がある場合は、インボイス受信トレイから[手動入力]オプションを使用し、インボイスをインボイススマッシュに保存します。これらのインボイスをSmashで送信しないで ください。送信すると、テンプレートの作成/更新がこれらのインボイスで実行されなくなります。
それでもサプライヤーがテキストベースのPDF以外の形式で請求書を送信する場合は、[請求書-受信トレイ]の[手動入力]オプションを使用して、[高速入力]画面でこの請求書を手動でコーディングします。今後、真のPDFを送信するようサプライヤーにリマインダーを送信
複数のラインに分割する必要がないサプライヤーに対しては、「合計のみ」ルールを有効にするようにしてください。「合計のみ」ルールは、ダミーの説明と一括請求書金額を含む請求書に基づいて単一の金額を作成します。内部でコストを配分するために、この単一明細に対して分割請求を引き続き使用できることに注意してください。
バックグラウンドで作成されたすべてのルールは、Invoice Smashで「管理」>「ルール」に移動することでいつでも削除できます。その後、マスターデータを更新して新しいルールを作成できます。
Coupa Supplierオブジェクトから、またはSmashの[管理]> [マスタールール]でPO照合が有効になっている場合にPOから支払条件ルールをデフォルト設定できるように、支払条件ルールを作成しないでください。
新しいサプライヤーをオンボーディングしてSmash経由でインボイスを送信するためのサプライヤー有効化戦略を明確に定義します。テンプレートの作成およびこれらの新規サプライヤーの「自動送信」への設定は、PRODで直接行うことができます。

キュー管理ビデオ

マッピング修正ビデオを送信しています

サプライヤーの有効化戦略

SE戦略は、新規サプライヤーがインボイススマッシュを介してインボイスを提出するための基準を明確に指定する必要があります。この基準は以下に基づくことができます：

インボイス量 -サプライヤーから大量のインボイスが届く場合、テンプレート作成とルール作成の労力は正当化されます。ワンタイムサプライヤーはインボイススマッシュの対象にはなりません。
サプライヤーチャネルの設定 -請求書スマッシュは、サプライヤー全体の有効化戦略の一部と見なす必要があります。サプライヤーを、CSP、SAN、cXML.etcなどのより自動化された電子請求チャネルに接続することをお勧めします
サプライヤーが発注書を受け入れない -公益事業会社（ガス、水道、電気）や通信プロバイダー（電話、インターネット）などのサプライヤーは、通常、発注書を受け入れず、ほとんどの場合、電子チャネルを介して請求する準備ができていません。彼らは、POなしのPDFインボイスをAPメールボックスに送信して、Smashが機能するようにインボイスインボックスに再ルーティングすることができます。

インボイススマッシュを介して有効にされたサプライヤーの定期的なレビューは、サプライヤーをより自動化されたチャネル、すなわちCSP、cXML、SAN、CSVなどに移動する可能性を検討するために行う必要があります

InvoiceSmashサプライヤーコミュニケーションのサンプル