勘定科目構造
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概要
Coupaは、アカウント構造を中心にかなりの機能を構築しています。「勘定科目」という言葉は、人によって異なる多くのことを意味します。GLコード、請求アカウント、プロジェクト、コストセンターなどと呼ばれることもあります。会計構造は、システムにとって非常に重要な設定手順です。Coupaでは、財務システムと同じ構造にすることをお勧めします。3セグメントのGL構造の場合、おそらくCoupaにも3セグメントがあるはずです。複数のブックセットを実行する場合は、Coupaでそれぞれを設定できます。以下は、会計構造がCoupaで推進できるシステムのさまざまな領域の概要です。
承認
多くの企業は、管理階層を使用して承認を管理しています。管理階層は、承認がレポート関係によって促進される場所です。たとえば、トミーの要求は常にサリーに送られます。
代わりに、承認が部署またはコストセンターに基づいている場合は、Coupaの承認チェーンを使用します。たとえば、ボブはコストセンター100を担当し、メグはコストセンター200を担当します。申請書は、どのコストセンターが申請書に関連付けられているかに応じて、ボブまたはメグのいずれかにルーティングされます。部署やコストセンターなどは、会計文字列を構成するセグメントの例です。
予算計上
予算はCoupaの勘定科目コードに関連付けられています。予算期間を作成するときに、予算を配分するセグメントを選択できます。会計文字列全体（例：コストセンター-GL-経費タイプ）に予算を組むか、文字列の一部のセグメント（コストセンター）に予算を組むことができます。関連付けられた勘定科目コードに対して取引が作成されると、予算品目がヒットします。
プロジェクトの管理
Coupaを使用してプロジェクトを管理し、プロジェクトに対する支出を追跡している場合は、次のオプションがあります。
- カスタムフィールドを作成し、プロジェクトに対する支出を追跡します。ユーザーは、申請書を作成するときに、そのカスタムフィールドからプロジェクト番号を選択できます。
- それを勘定科目構造のセグメントとして追加します。
2番目のオプションでは、エンドユーザーは申請書を送信するときに適切なプロジェクトを含むアカウントを選択します。プロジェクトに基づいて支出レポートを作成できるだけでなく、予算品目を作成してそれらのプロジェクトの予算を追跡することもできます。さらに、プロジェクトに特別な承認がある場合は、アカウント文字列およびカスタムフィールドに対して承認ルーティングを実行できます。
レポート
Coupaは、システム内のさまざまな取引オブジェクト（請求書、PO、請求書）のカスタムレポートを実行する機能を提供します。レポートをカスタマイズして、アカウント情報のデータをフィルタリングする条件を含めることができます。たとえば、特定の部署またはコストセンターのすべての請求書を表示する必要がある場合、請求書データを部署またはコストセンター区分でフィルタリングする条件を作成できます。
インテグレーション
冒頭の段落で述べたように、Coupaの勘定科目構造は、金融システムの構造を模倣することをお勧めします。Coupaを財務アプリケーションと統合する場合、これは特に重要です。取引がCoupaから金融システムに流れるとき、取引が金融システムの正しい勘定科目または請求コードにマッピングされるように、勘定科目構造を完全に一致させる必要があります。
今後追加される機能。
Coupaプラットフォームの拡大を続けるにつれ、勘定科目表と勘定科目設定によって機能と機能を推進し続けます。たとえば、アカウントによる中央の購入画面へのアクセスを制限する機能を組織に許可する予定です。